Mit Freshfin und Agriplace zum effizienten Zertifikatsmanagement

Geschmackvoll soll das Obst und Gemüse sein, sozial verträglich geerntet und klimaschonend transportiert. In puncto Compliance und Nachhaltigkeit wachsen die Anforderungen im Fruchtgroßhandel kontinuierlich. Hinzu kommt, dass Konsument*innen immer mehr Transparenz entlang der Lieferkette fordern. Gemeinsam mit Agriplace vereinfacht Freshfin nun das Managen von Zertifikaten. 

Bildquelle: B.i.Team

Während Zertifikate wie GLOBALG.A.P., BRC und QS die Sicherheit von Lebensmitteln gewährleisten, bescheinigen Labels wie Demeter oder Naturland Bioqualität. Wieder andere wie ClimatePartner, PlanetProof oder FSC attestieren gelebte Nachhaltigkeit. Fairtrade, Fair for Life oder SA8000 weisen soziale Verantwortung und faire Handelspraktiken aus. Die Bandbreite an Kennzeichnungen und Zertifikaten ist groß. Und sie nimmt stetig zu. „Im Arbeitsalltag bedeutet die Vielzahl an Zertifikaten einen hohen Verwaltungsaufwand; inklusive Daten-Flut“, sagt Daniela Sternal, Key-Account-Managerin für Freshfin, der ERP-Lösung für den Fruchtgroßhandel.

Zertifikatsmanagement bindet Ressourcen 

Im Arbeitsalltag geschehen das Abfragen und Sammeln von Zertifikatsinformationen und anderen Dokumenten meist per E-Mail. Das bindet enorme personelle Ressourcen. „Das Qualitätsmanagement sichtet täglich Unmengen an E-Mails und pflegt Zertifikatsinformationen und -aktualisierungen typischerweise manuell in ein System ein“, erklärt Daniela Sternal. „Dabei ist bei vielen noch die Excel-Tabelle das Mittel der Wahl.“ Andere haben das Glück, die Daten in ihrem Warenwirtschaftssystem speichern zu können. Freshfin-Nutzer*innen hingegen stehen dafür passende Funktionen für das Zertifikatsmanagement zur Verfügung. Zum Beispiel verhängt die Branchenlösung direkt eine Sperre, wenn benötigte Zertifikate für das ausgewählte Obst und Gemüse fehlen oder abgelaufen sind. Auf diese Weise passieren keine Fehler. 

Und ab sofort ist das Zertifikatsmanagement in Freshfin noch einfacher: „Wir haben unsere Partnerschaft mit Agriplace weiter vertieft und freuen uns riesig, dass Freshfin-Anwender*innen nun die Früchte dieser Zusammenarbeit ernten können“, sagt Daniela Sternal. „Gemeinsam mit Agriplace haben wir eine technische Schnittstelle entwickelt, die dafür sorgt, dass Zertifikatsinformationen von der Agriplace-Plattform automatisiert nach Freshfin gelangen.“ Dadurch liegen Freshfin-Nutzer*innen nicht nur aktuelle Zertifikatsinformationen vor, sondern auch andere zentrale Dokumente wie Lieferantenerklärungen, Rückstandsanalysen, Fragebögen, Code of Conduct und mehr. Ganz ohne E-Mail-Flut oder manuelles Eintragen. 

Mit Agriplace Zertifikate zentral pflegen 

Agriplace ist eine Plattform, mit dem Unternehmen Zertifikate und andere wichtige Dokumente zentral pflegen und digital verwalten können. „Über unsere Schnittstellen zu GLOABLG.A.P., BRC und QS haben Nutzer*innen alle Informationen und Meta-Daten direkt in der Plattform zur Verfügung und sparen sich die manuelle Informationssuche nach dem Zertifikatsstand auf sämtlichen Datenbanken“, sagt Hanna Kirchner, Account Executive bei Agriplace. Dank der Partnerschaft zu GLOBALG.A.P. generiert Agriplace Zertifikate wie Integrated Farm Assurance (IFA), GRASP oder SPRING automatisch. Dadurch sind die Zertifikate sofort im System verfügbar und bedürfen keiner manuellen Abfrage. 

„Agriplace automatisiert das Zertifikats- und Lieferantenmanagement“, erklärt Hanna Kirchner. „Droht ein Zertifikat abzulaufen, fordert Agriplace dieses bei den Lieferanten von selbst an.“ Dadurch ersparen sich Fruchtgroßhändler händische Aufgaben wie das Anfragen, Sammeln, Managen und Teilen aller Dokumente. So reduziert Agriplace bis zu 70 Prozent der Aufwände. Darüber hinaus können Portal-Nutzer*innen mit Agriplace unternehmensspezifische Anforderungen definieren. Das erleichtert Fruchtgroßhändlern das Zertifikats- und Lieferantenmanagement für verschiedene, zu beliefernde Kunden und bietet mehr Sicherheit bei Audits. Für Produzenten und Lieferanten ist das Teilen von Informationen grundsätzlich kostenfrei. Sie teilen ihre Dokumente mit Kunden, ohne dass dafür Gebühren anfallen. 

Freshfin ist das einzige ERP-System für den Fruchtgroßhandel, das eine standardisierte Schnittstelle zur Agriplace-Plattform hat. „Mit Freshfin bilden Fruchtgroßhändler die komplette Lieferkette ihres Obstes und Gemüses ab. Aktuelle Zertifikate direkt in Freshfin zur Verfügung zu haben, komplettiert unsere Branchenlösung“, sagt Daniela Sternal und Hanna Kirchner ergänzt: „Mit Freshfin haben wir einen starken Verbündeten gefunden, der sich ähnliche Ziele gesetzt hat: Gemeinsam streben wir nach einer integrierten Lösung, die alle Aspekte im Lieferketten- und Dokumentenmanagement abdeckt und damit für mehr Nachhaltigkeit sorgt. Wir sind überzeugt, dass diese Partnerschaft einen erheblichen Mehrwert für unsere Kunden haben wird.“ 

FAQ zu Freshfin und der Agriplace-Schnittstelle - Wie verbessert die Schnittstelle zwischen Freshfin und Agriplace das Managen von Zertifikaten im Fruchtgroßhandel? 

Die Schnittstelle zwischen Freshfin und Agriplace optimiert das Zertifikatsmanagement, indem es Zertifikats- und Lieferanteninformationen synchronisiert: Legen Fruchtgroßhändler beispielsweise in Freshfin einen neuen Lieferanten an, schickt das ERP-System diese Information an Agriplace. Die Plattform ergänzt die Lieferkettenstruktur um den neuen Lieferanten automatisch. Umgekehrt sendet Agriplace kontinuierlich aktuelle Zertifikatsinformationen an Freshfin und sorgt dafür, dass diese Informationen im ERP-System aktuell sind. 

Welche Vorteile bietet die Agriplace-Anbindung für die Prozesse im Einkauf und Vertrieb? 

Die Anbindung von Agriplace an Freshfin bietet signifikante Vorteile für den Einkauf und Vertrieb. Da sich der Einkauf auf die Aktualität der Daten verlassen kann, kann er schneller Entscheidungen fällen. Das steigert seine Effizienz. Zugleich entstehen seltener Fehlbestellungen. Dadurch senken Fruchtgroßhändler ihre Reklamationsquote. Und auch der Vertrieb profitiert: Verkäufer*innen können stets auf aktuelle Zertifikatdaten zugreifen und diese in Echtzeit für Verkaufsgespräche und Abstimmungen nutzen. Insbesondere bei spontanen Kundenanfragen stellt dies einen erheblichen Vorteil dar. 

Wie steigert die Schnittstelle zwischen Freshfin und Agriplace die Effizienz? 

Mussten Fruchthändler zuvor das Anfragen, Sammeln und Pflegen der Zertifikate manuell leisten, entlastet die Schnittstelle zwischen Freshfin und Agriplace sie nun bei diesen Arbeitsschritten. Denn sie synchronisiert Daten zum Zertifikats- und Lieferantenmanagement zwischen beiden Systemen. Das spart manuelle Eingaben, vermeidet Eingabefehler und spart Zeit. Zugleich schafft die Schnittstelle einen Schulterschluss zwischen Einkauf, Vertrieb und Qualitätsmanagement. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern stärkt darüber hinaus die Compliance.

Veröffentlichungsdatum: 30.04.2024