So automatisiert der KI-Belegassistent von Freshfin die Bestell- und Auftragserfassung

Ob PDF, Excel-Datei oder reine Textnachricht: Im Fruchthandel gehen Bestellungen häufig per E-Mail ein. Mitarbeitende übertragen die Informationen manuell ins ERP-System. Sie prüfen Lieferdaten, gleichen Artikel ab und legen Aufträge an. 

Das kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko. Mit dem KI-Belegassistenten stellt B.i.Team nun ein Tool bereit, das diese Prozesse automatisiert und die Bestell- und Auftragserfassung KI-gestützt meistert.

(Foto © iStockphoto / ozgurcankaya)

Ein typischer Fall aus dem Arbeitsalltag: Ein Kunde aus Dänemark bestellt Erdbeeren per E-Mail. Mitarbeitende übersetzen zunächst die Nachricht, aktualisieren die Lieferadresse im ERP und übertragen Artikel, Mengen sowie Liefertermine in den Auftrag. 

Gerade bei hohem Bestellaufkommen bindet dieser Ablauf viele Ressourcen. Der KI-Belegassistent übernimmt genau diese Aufgaben. 

Das Tool liest eingehende Nachrichten inklusive Anhänge aus und überträgt relevante Informationen direkt nach Freshfin, das Warenwirtschaftssystem für den Fruchthandel.

KI-Tool liest E-Mails und Anhänge automatisch aus

„Geht eine Bestellung per E-Mail ein, analysiert unser KI-Belegassistent sowohl die Nachricht als auch mögliche Anhänge“, erklärt Marius Wessel, Produktmanager für KI-Tools bei B.i.Team. 

PDF-Dateien oder Scans wandelt die Anwendung mithilfe von OCR-Technologie zunächst in maschinenlesbaren Text um. Anschließend extrahiert das KI-Tool relevante Informationen wie Artikel, Mengen, Liefertermine oder Kundendaten.

Danach gleicht der Belegassistent die Inhalte mit den Stammdaten in Freshfin ab. Das System prüft Debitoren, Kreditoren und Artikelinformationen. 

Gerade im Fruchtgroßhandel spielt dieser Schritt eine wichtige Rolle, denn Varianten, Verpackungseinheiten und Leergutstrukturen machen die Artikellogik komplex. 

Erkennt der Belegassistent die passenden Datensätze mit ausreichend hoher Sicherheit, legt das ERP-System den Auftrag automatisch an.

(Foto © iStockphoto / ozgurcankaya)

Dashboard strukturiert eingehende Bestellungen

Der KI-Belegassistent synchronisiert sich in frei definierbaren Intervallen mit dem E-Mail-Postfach. Zusätzlich können Nutzer den Vorgang jederzeit manuell starten. 

Damit Vertrieb und Einkauf den Überblick behalten, sortiert das Tool Nachrichten automatisch in Kategorien ein:

• „Verarbeitet“
• „In Prüfung“
• „Ignoriert“

Die gleiche Struktur erscheint auch im Dashboard der Anwendung. Irrelevante Nachrichten filtert das System automatisch heraus. Unklare Fälle verschiebt der Assistent dagegen in die Prüfliste.

Dort erkennen Nutzende sofort, welche Informationen das System bereits eindeutig zugeordnet hat und an welchen Stellen noch Daten fehlen. 

Zusätzlich öffnen Mitarbeitende per Klick die originale E-Mail inklusive Anhang oder lassen Inhalte direkt übersetzen. 

„Das vereinfacht die manuelle Kontrolle deutlich“, sagt Marius Wessel. „Gleichzeitig lernt der Belegassistent aus Korrekturen und verbessert zukünftige Zuordnungen.“

Mehrstufiges Matching verbessert die Trefferquote

Für die Zuordnung von Artikeln und Kundendaten kombiniert der KI-Belegassistent verschiedene Matching-Verfahren. Zunächst sucht das System nach exakten Treffern in den Stammdaten. 

Findet die Anwendung keine direkte Übereinstimmung, berücksichtigt sie auch Tippfehler, alternative Schreibweisen oder ähnliche Begriffe.

Darüber hinaus erkennt das Tool wiederkehrende Bestellmuster einzelner Kunden. Bestellt ein Kunde regelmäßig bestimmte Artikelkombinationen, bezieht der Belegassistent diese Informationen künftig automatisch in die Bewertung ein. 

Erst wenn mehrere mögliche Treffer bestehen oder Informationen fehlen, unterstützt Künstliche Intelligenz die Auswahl passender Kandidaten. 

Dabei analysiert das System sprachliche Zusammenhänge, Synonyme und den Kontext der Bestellung. 

„Wichtig ist: Der Belegassistent erzeugt keine neuen Artikel oder Stammdaten“, betont Marius Wessel. „Das Tool arbeitet ausschließlich mit vorhandenen Informationen im System.“ (Mehr zu den vier Stufen des Matchings.)

Vom Postfach ins ERP: Der Freshfin-Belegassistent im Überblick

Der KI-Belegassistent sortiert eingehende Bestellungen im zentralen E-Mail-Postfach automatisch nach „Verarbeitet“, „In Prüfung“ und „Ignoriert“. So erkennen Mitarbeitende den Bearbeitungsstatus direkt in Outlook und anderen Mailprogrammen. (Foto © B.i.Team)

Im webbasierten Dashboard bündelt der Freshfin-Belegassistent alle eingegangenen Vorgänge übersichtlich und macht den aktuellen Bearbeitungsstand transparent. (Foto © B.i.Team)

Legt der KI-Belegassistent automatisch einen Auftrag in Freshfin an, zeigt die Anwendung die Konfidenzwerte der erkannten Informationen. (Foto © B.i.Team)

Durch Korrekturen im Arbeitsalltag verbessert der Freshfin-Belegassistent kontinuierlich seine Trefferquote – auch bei anspruchsvollen Artikellogiken im Fruchthandel. (Foto © B.i.Team)

Der Belegassistent von Freshfin unterstützt Fruchthändler bei der Erfassung von Bestellungen und Aufträgen. Dabei kommt Künstliche Intelligenz zum Einsatz. (Foto © iStockphoto / ozgurcankaya)

Vom Postfach ins ERP: Der Freshfin-Belegassistent im Überblick

B.i.Team entwickelte den KI-Belegassistenten zwar speziell für Freshfin, Unternehmen können die Lösung jedoch flexibel an ihre Prozesse anpassen. 

Sie binden beispielsweise weitere E-Mail-Systeme oder Dateiablagen an, integrieren zusätzliche Anhänge oder erweitern bestehende Abläufe.

Darüber hinaus lässt sich das Tool auch an andere ERP-Systeme sowie individuelle Matching-Logiken anpassen. Dadurch unterstützt der KI-Belegassistent nicht nur standardisierte Prozesse, sondern auch komplexe Anforderungen im Großhandel.

Quelle: biteam.de/magazin/ki-gestuetzte-auftragserfassung 

Veröffentlichungsdatum: 18.06.2026